Executive assistant to CEO

Skills

About the role

Інвестиційна група, що працює з власним капіталом у сферах нерухомості, реальних активів та операційного бізнесу , шукає сильного Executive Assistant — людину, яка стане ключовим партнером керівника в організації роботи, управлінні пріоритетами та координації широкого кола бізнес-ініціатив. Фактично ця роль — друга пам’ять та операційна система керівника. Людина, яка допомагає тримати контекст, управляти пріоритетами, контролювати виконання домовленостей і забезпечувати, щоб жодна важлива задача не губилася в потоці інформації. Також очікується глибоке занурення у бізнес-процеси. У вашій роботі вам будуть допомагати персональні асистенти СЕО, водії, тревел-менеджери та інші спеціалісти. Ця посада має високий темп роботи. Ви будете багато подорожувати, супроводжуючи керівника, а також матимете насичений робочий день, що не обмежується графіком 9:00-18:00. Основні задачі: • Управління календарем, пріоритетами та завантаженням керівника. • Координація зустрічей: підготовка порядку денного, матеріалів, брифів та подальший контроль виконання домовленостей. • Формування та підтримка системи контролю задач, рішень і зобов’язань. • Декомпозиція великих ініціатив на конкретні задачі та контроль їх виконання. • Підготовка коротких аналітичних довідок, summary, презентацій та матеріалів до зустрічей і переговорів. • Організація та координація взаємодії з внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами. • Підготовка ділової комунікації, чернеток відповідей та матеріалів у стилі й тоні керівника. • Управління інформаційними потоками та підтримка актуального контексту по проєктах, рішеннях і домовленостях. • Контроль організації ділових поїздок та складної логістики. • Відстеження ризиків, блокерів і потенційних «червоних прапорців» у проєктах, комунікаціях та виконанні домовленостей. • Впровадження інструментів, процесів та підходів, які підвищують ефективність роботи керівника та його команди. Що для нас важливо: • Досвід роботи на позиції Executive Assistant, Business Assistant або аналогічній ролі підтримки C-level керівників, засновників або власників бізнесу. • Досвід глибокого занурення у бізнес-процеси • Досвід роботи в динамічному середовищі з великою кількістю паралельних задач і проєктів. • Сильні навички планування, пріоритизації, координації та контролю виконання. • Досвід роботи з інструментами управління задачами та знаннями (Notion, Asana, Google Workspace або аналогами). • Вміння структурувати великі обсяги інформації та готувати короткі аналітичні висновки. • Готовність до відряджень • Вільне володіння українською • Англійська мова від В2 рівня. Особисті якості: • Високий рівень відповідальності та самоорганізації. • Проактивність та здатність працювати на випередження. • Безумовне дотримання конфіденційності. • Зрілість у комунікації та вміння працювати з керівниками й партнерами високого рівня. Ми пропонуємо: • Повністю віддалений формат роботи з України • Формати працевлаштування на вибір • 24 дні відпустки, лікарняні за потреби • Конкурентну винагороду та професійне середовище. Originally posted on Himalayas